All around HR – Wie Sie Ihre HR Strukturen analysieren können

Eine Personalstrategie ist für Unternehmen jeder Größe wichtig, denn sie trägt dazu bei, die Unternehmensziele zu erreichen und den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern. Sie dient auch als Leitfaden, sichert die Wettbewerbsfähigkeit, senkt die Personalkosten und vieles mehr. Dies zu verstehen, ist quasi die halbe Miete.

Was ist eine HR Analyse?

Eine HR Analyse ist der Prozess des Sammelns, Ordnens und Analysierens von Daten aus der Personalabteilung. Erst wenn der aktuelle Zustand des Unternehmens klar ist, kann dieser bewertet werden und mögliche Maßnahmen zur Strategieänderung ergriffen werden.

Dennoch wird die Dringlichkeit von HR Analysen für die Personalplanung und -strategie sowie den damit verbundenen Geschäftserfolg oft unterschätzt.

Wann sollte die HR Analyse eingesetzt werden?

Es gibt viele Situationen, in denen Unternehmen die HR Analyse nutzen sollten, um die aktuelle Situation zu bewerten. Das können zum Beispiel Situationen wie die folgenden sein:

• In Phasen eines starken Unternehmenswachstums,
• wenn bestehende HR Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind,
• in Phasen mit hoher Fluktuation, in denen vorhandenes Wissen verloren gehen könnte,
• um eine bestehende HR Strategie an den Unternehmenszielen auszurichten,
• in jeder Situation, in der evaluiert werden soll, was gut läuft und was optimiert werden muss.

Wie funktioniert eine HR Analyse?

Eine HR Analyse kann in verschiedene Schritte unterteilt werden, die im Folgenden vorgestellt werden.

Bewertung der aktuellen Situation

1. Vorbereitung der einzelnen HR-Bereiche

Diese sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und können wie folgt aussehen:

1. HR Strategie & Planung
2. Personalmarketing und Employer Branding
3. Personalbeschaffung
4. Onboarding
5. Offboarding
6. Mitarbeiterbindung & Unternehmenskultur
7. Ausbildung & Entwicklung
8. Führung
9. Interne Kommunikation
10. HR Verwaltung

2. Analyse der detaillierten Strukturen der Personalabteilungen

• Interne Fragebögen liefern erste Informationen zu den einzelnen Bereichen.
• Experteninterviews sind ideal für eine explorative Wissensgenerierung.
• In Form von offenen Fragen können die Mitarbeiter alle relevanten Aspekte in die Antworten einbeziehen und so zu einer umfassenden Entwicklung der bisherigen Prozesse beitragen.

3. Überblick über den aktuellen Stand der HR Bereiche

• Die Antworten sollten gebündelt und strukturiert werden, sodass ein Überblick über den Zustand der Personalprozesse entsteht.
• Eine ehrliche Analyse ist nur möglich, wenn es eine transparente Organisationskultur mit offenem Feedback gibt.
• Es kann sinnvoll sein, erfahrene Vertrauenspersonen mit der Durchführung der Interviews zu beauftragen.

4. Erkennen der Abweichungen zum Soll-Zustand

• Abgleichen der gesammelten Ergebnisse mit der bestehenden HR Strategie sowie den aktuellen HR Zielen.
• Prüfung, inwieweit der Ist-Zustand dem Soll-Zustand entspricht und welche Abweichungen sich ergeben haben.
• Evaluierung des bisherigen Soll-Zustands und Anpassung n gewonnene Erkenntnisse

5. Entwicklung einer HR Strategie zur Erreichung des Soll-Zustandes

Aus dem Abgleich zwischen Ist und Soll-Zustand ist nun klar zu erkennen, wo Potentiale schon erfolgreich sind, wo nur bedingt, und wo sie mangelhaft genutzt werden. Nun gilt es, die entstandenen Lücken mit konkreten Handlungsempfehlungen zu füllen.

In diesem Schritt werden Ideen generiert, Recherche betrieben, Fachbereiche zu Rate gezogen und Abstimmungen mit der Geschäftsleitung einbezogen. In den meisten Fällen handelt es sich hierbei um tiefgehende Entscheidungen, die oft nicht nur die HR Strategie, sondern auch die Unternehmensstrategie betreffen. Wichtig ist auch, nicht die Augen vor den Ergebnissen zu verschließen. Eine gute Analyse deckt meistens Dinge auf, die schon gut laufen, häufig aber auch Dinge, die noch verbesserungsfähig sind und überarbeitet werden müssen. Die Kunst ist, diese ehrlich und transparent aufzunehmen und erneut in die Veränderung zu investieren.

Am Ende gilt es gut zu planen und realistische Teilziele zu formulieren. Das Festhalten der Handlungspläne in einem übersichtlichen und logisch durchdachten Zeitplan ist ebenfalls essentiell. Nicht jede Idee kann sofort umgesetzt werden. Es ist also wichtig zu priorisieren und die Strategie Schritt für Schritt umzusetzen. Idealerweise wird auch ein Zielzeitpunkt definiert bis zu dem die Schritte umgesetzt sein sollen. Spätestens dann sollte erneut eine HR Analyse durchgeführt werden, um den Ist- und des Soll-Zustand abgleichen zu können und Fortschritte messen zu können. Denn HR ist dynamisch und muss kontinuierlich angepasst und verbessert werden.

Fazit

HR Analysen sind ein unumgängliches Tool, um HR Prozesse zu strukturieren, zu evaluieren und stetig zu verbessern. Sie sind in jeder Unternehmensgröße möglich und können individuell angepasst werden. HR Analysieren führen zu einer fundierten HR Strategie und sichern langfristig Orientierung im Team, Wettbewerbsvorteile am Markt und eine Basis für den Unternehmenserfolg. Mit der richtigen Planung und einer vertrauensvollen Umgebung geben sie Aufschluss über bisherige Bottlenecks im Personalbereich und helfen, diese mit gezielten Handlungsempfehlungen aufzuarbeiten. Ein zukunfts- und feedbackorientiertes Unternehmen kommt im Sinne des „all around HR“ um diese Analyseform nicht mehr herum.