Warum Datenschutz auch HR-Aufgabe ist

Praxisbeispiele in HR-spezifischen Situationen

Personendaten bei Veranstaltungen sammeln

Meist meldet sich eine Person zu einer Veranstaltung an und dabei werden Personendaten abgefragt. Es ist wichtig, dass nur solche Personendaten abgefragt werden, die für den Zweck der Durchführung der Veranstaltung notwendig sind. Auch muss auf der Anmeldesseite oder Webseite eine Datenschutzerklärung vorhanden sein, die Antworten auf die nachfolgenden Fragen liefert:

• Was wird mit den Personendaten gemacht?
• Weshalb wurden genau diese erhoben?
• Wie lange werden sie aufbewahrt und wann werden sie gelöscht?
• Was sind die Rechte des Datensubjekts in Bezug auf den Datenschutz?

Ist die Zustimmung der Person rechtsgültig? Die neue Kollegin wird gefragt, ob sie im Intranet – neben der Information des Neueintrittes – ihr Foto veröffentlicht werden darf

Die Kernvoraussetzung einer gültigen Einwilligung ist die Freiwilligkeit. Im Verhältnis Arbeitnehmende-Arbeitgebende ist es fraglich, inwieweit eine Einwilligung des Arbeitnehmenden überhaupt freiwillig erfolgen kann. Denn in das Verhältnis zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden ist stets eine Machtasymmetrie eingeflochten, was bereits im Weisungsrecht hervorgeht.

In diesem Fall wäre eine pragmatische Lösung, der Person die Möglichkeit zu geben, ihre Fotoauswahl selbst zu treffen.

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Welche Daten können und dürfen weiterhin verwenden werden?

Nach Austritt eines Mitarbeitenden ändert sich die Interessenlage des Arbeitgebenden. Dieser kann jedoch durchaus ein fundiertes Interesse haben, Personendaten des ehemaligen Mitarbeitenden über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Rechtlich gesehen könnten Risiken auftauchen, etwa in der Form von möglichen Lohnnachforderungen des ehemaligen Arbeitnehmenden. Diese Begründung endet spätestens mit Ablauf der Verjährungsfrist für Lohnnachforderungen, d.h. 5 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses.

Unternehmen unterhalten oft weiterhin Kontakt mit ihren ehemaligen Arbeitnehmenden, zum Beispiel in Form von Alumni- oder Pensionierten-Anlässen. Deshalb ist es empfehlenswert, bereits beim Austritt Massnahmen zu ergreifen, um zukünftige Personendatenbearbeitungen auf rechtmässige Beine zu stellen. Bei einem Beitritt zu einer Alumni-Organisation oder anderen Vereinigungen ist es sinnvoll, einen Abschnitt zum Datenschutz einzufügen oder eine Datenschutz-Vereinbarung zu erstellen. Dadurch können alle zukünftigen Datenbearbeitungen im Voraus festgelegt werden und ehemalige Mitarbeitende werden nicht überrascht sein, wenn sie Informationen erhalten.

Das Datenschutzgesetz zwischen Europa und der Schweiz (1.9.2023)

Das neue Datenschutzgesetz zwischen der Schweiz und Europa ist am 1. September 2023 in Kraft getreten. Hauptziel der Änderung und Revision liegt an der Anpassung des Schweizer Datenschutzrechtes an EU-Recht (DSGVO). Es gibt einige Wichtige Änderung zu achten:

1. Wenn die Möglichkeit besteht, dass die Privatsphäre oder die Grundrechte der betroffenen Personen in stärkerem Maße gefährdet sind, muss eine Risikobewertung durchgeführt werden.
2. Der Datenschutz gilt nur noch für personenbezogene Daten von Privatpersonen, während juristische Einheiten wie Unternehmen oder Vereine davon ausgenommen sind.
3. Es werden Prinzipien wie “Privacy by Default” und “Privacy by Design” eingeführt.
4. Die Anforderung zur Bereitstellung von Informationen wird erweitert. Bevor persönliche Daten gesammelt werden, müssen die betroffenen Personen im Voraus darüber informiert werden.
5. Ab September werden genetische und biometrische Informationen als besonders vertrauliche und schützenswerte Daten eingestuft.

Du bist unsicher oder hast Fragen zu HR Themen in Bezug auf Datenschutz. Kontaktiere uns – wir freuen uns darauf, dich zu beraten und euch bei der Umsetzung eures Vorhabens zu unterstützen!